KABAR PRIANGAN ONLINE (KAPOL.ID) – Di sudut-sudut kantor pemerintahan maupun di dalam lemari rumah kita, arsip sering kali hanya dipandang sebagai tumpukan kertas masa lalu yang berdebu dan usang.
Padahal, di balik lembaran-lembaran usang itu berdetak urat nadi sebuah peradaban, menyimpan memori kolektif, identitas, dan bukti keperdataan yang sah.
Pernyataan tersebut disampaikan Kepala Dipusipda (Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah) Kabupaten Garut, H. Totong, S.Pd., M.Si., saat ditemui KAPOL di ruang kerjanya, kemarin.
Sadar akan hal itu, lanjut Totong, demi menjaga serta merawat memori di Kota Intan, Pemerintah Kabupaen Garut, melalui Dipusipda Kabupaten Garut berupaya melakukan Transformasi Kearsipan dari Lembaran Kertas Menuju Ruang Maya.
“Makanya kami mencoba melakukan transormasi yang luar biasa untuk bisa tampil di garda terdepan, mengubah paradigma usang kearsipan menjadi sebuah layanan modern yang adaptif terhadap laju zaman,” tuturnya.
Langkah awal dari lompatan besar ini lanjut Totong, terlihat dari masifnya upaya digitalisasi arsip. Sementara kita semua menyadari bahwa kertas memiliki musuh alami yaitu kelembapan, rayap, usia, hingga ancaman bencana alam yang sewaktu-waktu bisa menyapu bersih sejarah.
Melalui langkah transormasi yang diakukanya, tambah Totong, kini pengelolaan arsip dinamis di Pemerintah Daerah Kabupaten Garut sudah tidak dilakukan secara manual dan kuno.
“Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Garut juga menginisiasi implementasi Keputusan PANRB Nomor 679 Tahun 2020, tentang Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis.
Penggunaan Aplikasi Umum Bidang Kearsipan Dinamis atau lebih familiar dengan sebutan SRIKANDI, sehingga pengelolaan Arsip Dinamis di Pemerintah Kabupaten Garut menjadi lebih efektif, efisien dan akuntabel,” tambah Totong.
Meski demikian lanjut Totong, Selain Arsip Dinamis yang dikelola menggunakan SRIKANDI, arsip statis di Bapusipda pun tidak boleh dilupakan.
Arsip-arsip statis terutama foto-foto yang merekam memori masa lampau di Kabupaten Garut dialihmediakan sesuai dengan standart yang sudah ditentukan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia. Alih media katanya, merupakan perubahan media arsip yang sebelumnya berbentuk fisik menjadi berbentuk file digital.
“Melalui proses ini, dokumen-dokumen fisik tidak sekadar difotokopi, melainkan ditransformasikan secara teliti menjadi data digital tanpa menghilangkan nilai otentisitasnya. Digitalisasi arsip ini tidak hanya menjadi perisai yang mengamankan wujud fisik foto dari kerusakan, tetapi juga menghidupkan kembali memori yang pernah ada,” tuturnya.
Meski demikian, Totong juga mengatakan, alih media arsip foto tentu tidak akan mencapai potensi puncaknya jika ia hanya mengendap di dalam peladen (server) yang tertutup.
Di sinilah terobosan katanya diperlukan aksesibilitas mengambil peran krusial melalui integrasi dengan SIKN (Sistem Informasi Kearsipan Nasional) dan JIKN (Jaringan Informasi Kearsipan Nasional).
Melalui kedua sistem ini, lanjut Totong, Kabupaten Garut kini telah terhubung secara langsung dengan simpul memori nusantara.
Khazanah informasi dan sejarah lokal Kota Intan menjelma menjadi etalase digital yang terbuka, transparan, dan dapat diakses dengan mudah oleh para peneliti, akademisi, hingga masyarakat luas di mana pun mereka berada.
Lebih jauh lagi Totong menegaskan, tanggung jawab merawat arsip tidak boleh berhenti hanya dibalik tembok instansi pemerintahan. Garis pertahanan pertama bagi identitas warga justru berada di rumah masing-masing.
Karena itulah lanjut ia, diperlukan adanya gerakan turun ke bawah untuk mengedukasi pengelolaan arsip pribadi masyarakat menjadi sangat esensial.
Masyarakat terus didorong untuk memahami tata cara menyimpan dokumen vital keluarga seperti ijazah, akta kelahiran, sertifikat tanah, hingga buku nikah secara aman dan sistematis.
Menurutnya, pengelolaan arsip keluarga yang baik adalah bentuk mitigasi paling mendasar untuk melindungi hak-hak keperdataan setiap individu di masa depan.
“Sayangnya, musibah atau kelalaian sering kali tak terhindarkan. Banyak
masyarakat yang baru menyadari arti penting sebuah dokumen ketika kondisinya sudah basah, sobek, atau lapuk dimakan usia,” ungkap Totong,
Untuk menjawab jeritan kecemasan warga ini, imbuhTotong, pemerintah daerah melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Garut pun telah hadir melalui layanan preservasi dan restorasi arsip pribadi masyarakat.
Sejumlah bukti yang telah dilakukan pemerintah seperti contoh pada kasus kejadian bencana banjir bandang di Desa Sukaratu Kecamatan Banyuresmi pada tahun 2022 lalu, arsip letter-c yang memuat informasi kepemilikan tanah masyarakat rusak terkena air banjir bandang.
Lewat tangan-tangan terampil para petugas, dokumen-dokumen yang rapuh dan nyaris hancur tersebut diperbaiki struktur fisiknya, dilaminasi dengan bahan khusus, dan diselamatkan dari kepunahan.
Upaya kuratif ini bukan sekadar menyatukan kembali serpihan kertas, melainkan bias menyambung kembali tali sejarah yang hampir putus.
Pada akhirnya, tambah Totong, revolusi kearsipan di Kabupaten Garut adalah sebuah kerja bersama.
Lewat paduan antara kecanggihan teknologi digital dan sentuhan humanis dalam penyelamatan arsip masyarakat, Kota Intan sedang membangun sebuah fondasi ingatan yang kokoh.
Arsip tidak lagi dibiarkan membeku di masa lalu, melainkan terus dihidupkan untuk menerangi jalan kita menuju masa depan. ***
